3 DȎVODY, PREČO NESPLNÍTE VŠETKU SVOJU PRÁCU

Každý týždeň máte v práci alebo doma povinnosti, ktoré potrebujete splniť. Ich zoznam sa často predlžuje a splnených vecí je vždy menej než tých nesplnených. Množstvo ľudí má s týmto zoznamom, ktorý sa len predlžuje, problémy. Keď sa pozrú naspäť na celý deň, zistia, že všetko robili nervózne a splnili len veľmi málo. Preto vám ponúkame 3 možnosti, ktoré vám pomôžu zaručiť, že vykonáte všetky potrebné povinnosti.

NEPLÁNUJETE DOPREDU

Po prvé, začnite si plánovať svoj týždeň dopred. Sadnite si k tomu v piatok večer a prejdite cez všetko, čo už máte naplánované. Pridajte k tomu nové úlohy, ktoré potrebujete nasledujúci týždeň splniť. Takisto je dobré vybrať tú nájdôležitejšiu a splniť ju už v pondelok.

Ubezpečte sa, že si kadý deň necháte aspoň 10% času voľno. Niektoré povinnosti vám môžu zabrať viac času, než ste predpokladali, alebo vás môže niečo vyrušiť a vy budete musieť prácu odložiť. Preto je dôležité, aby ste si nenaplánovali každú minútu svojho dňa, pretože tým si jasne predpovedáte prehru a sklamanie z nej.

Po druhé, vždy si deň vopred znova prejdite povinnosti, ktoré ste si naplánovali. Môže sa stať, že dostanete novú úlohu, ktorú musíte vybaviť urgentne, alebo sa vám zmenia plány z iných dôvodov. Je preto dobré vždy si denný plán znova skontrolovať vo svetle nových udalostí.

Kľúčom k úspechu rovnako je vytýčiť si najdôležitejšiu úlohu dňa. Po príchode do práce alebo domov pracujte len na nej, až kým nie je dokončená, alebo kým neuplynie čas, ktorý ste si stanovili.

 

NECHÁTE SA ROZPTYĽOVAŤ

Kniha „Hlboká práca“ od Cala Newporta je o tom, aké strašné je rozptýlenie pre našu prácu. Žijeme vo svete, ktorý očakáva, že budeme vždy pri týchto rozptýleniach prítomní. Často sa očakáva, že na e-mail alebo správu odpovieme hneď, ako príde, alebo že budeme kontrolovať Twitter či Facebook každých zopár minút.

Medzi takýmito prestávkami na rozpýlenie máme naozaj len málo času na sústredenie na prácu. Preto je dôležité, aby ste toto rozptýlenie zrušili. Na sociálne médiá sa prihláste maximálne dvakrát do dňa a nikdy si nedovoľte skontrolovať sociálne médiá či e-mail skôr než dokončíte tú najdôležitejšiu úohu dňa. Ak máte problmy so sebakontrolou, vyskúšajte napríklad aplikciu „Self Control“ (sebakontrola), ktorá na vami nastavený čas zablokuje stránky, ktoré by vás mohli rozptýliť.

S väčším množstvom času bez vyrušenia môže napísať napríklad celú správu zo zasadnutia na jedno posedenie. Môžete pokročiť v dôležitom dlhodobom projekte, ktorý máte v práci rozpracovaný. Môžete napísať knihu, ktorú v myšlienkach píšete už tak dlho.

Ak máte pocit, že váš šéf by mohol byť prekážkou v menšej aktivite napríklad na e-maili, spýtajte sa ho, koľko času by ste mali venovať povrchnej práci a koľko plne sústredenej práci. Len málo nadriadených by vám odpovedalo, že máte povchnej práci venovať viac než 50% vášho času. Samozrejme, výnimkou je, ak je náplňou vašej práce vybavovať e-maily, ako napríklad na personálom oddelení alebo na oddelení styku s verejnosťou.

Nech už ste sa zhodli na akomkoľvek čísle, použite ho ako dôvod na vypnutie e-mailu. Budete viac sútredení na prácu, ktorú potrebujete dokočiť. A časom si všetci vo vašom okolí zvyknú na fakt, že na e-maily a správy neodpovedáte hneď. Nikoho predsa nezabije, ak bude na odpoveď musieť počkať o hodinu dlhšie.

 

NEDOKÁŽETE POVEDAŤ NIE

Najproduktívnejšie slovo, ktoré existuje, je slovo „nie“. Je to slovo, vďaka ktorému sa do vášho zoznamu povinností nepridajú ďalšie. Pred pár rokmi, keď som pracoval pre neziskovú organizáciu sa často stávalo, že za mnou prišiel môj šéf s prosbou, či by som v ten deň nemohol urobiť niečo navyše. Vždy som sa ho opýtal, čo v mojom zozname povinností mám škrtnúť a naradiť jeho požiadavkou. V 99% prípadov odpovedal, že nič z mojic povinností by sa nemalo v ten deň zrušiť, a že nájde iný spôsob, ako danú vec vykonať, alebo, že to môže počkať.

Pomocou tejto metódy som bol schopný povedať nie úlohám, ktoré vyzerali neodkladne, no naozaj neboli pre našu spoločnosť až tak dôležité.

Povedať nie sa však vzťahuje aj na iné veci než na prácu. Povedať nie kamarátke, ktorá chce s vami chodiť na kávu skoro každý deň, alebo jej povedať áno, ale  napríklad iba v sobotu ráno do kaviarne, ktorá je blízko vášho domu. Ak sa táto kamarátka naozaj potrebuje porozprávať, dohodne sa s vami na tomto termíne. Ak sa jej však takto ráno nebude chcieť, je jasné, že to bolo nepodstatné.

Ak vám váš kolega povie, že má s niečím problém a vie, že vy to môžete opraviť, nechoďte mu hneď pomôcť. Radšej sa ho najprv spýtajte, ako by to opravil on. V množstve prípadov ľudia vedia, ako to opraviť, ale chcú len názor niekoho iného a tajne dúfajú, že to za nich aj opravíte. Ak ich budete dve minúty počúvať a poviete im, že ich postup je správny a urobili by ste to presne tak ako oni, môžete si tým zachrániť hodiny, ktoré by ste inak strávili riešením cudzích problémov.

Nabudúce, keď sa budete cítiť, že máte práce až nad hlavu a neposúvate sa k jej dokončeniu, na chvíľu sa zastavte a porozmýšľajte. Plánujete si svoj týždeň vopred? Kontrolujete svoj plán a upravujete ho každý deň? Snažíte sa obmedziť veci, ktoré by vás mohli rozptyľovať? Neberiete si na starosť aj problémy, ktoré nie sú vaše?

Ak ste na ktorúkoľvek z týchto otázok odpovedali nie, je načase urobiť vo vašom živote zopár zmien. Zaručíte tým, že budete produktívni pri veciach, ktoré si naozaj zaslúžia vašu pozornosť a koncentráciu.

 

Zdroj: http://motivationgrid.com/why-you-dont-get-your-work-done/